Ihre Anwender werden es Ihnen danken!

Eine ideale Arbeitsteilung, keine Überlastung, eine enorme Steigerung der Mitarbeitermotivation – und trotzdem perfekte Ergebnisse…Ein Traum, zu schön, um wahr zu sein? Nein! Das Ergebnis einer Arbeit mit ONTIV-QM!

Auf einem QMB-Tag kam das Thema der Dokumentenlenkung zu Sprache. Alle Teilnehmer waren sich einig, dass dieses Thema ein Dauerbrenner ist und sich die Kollegen immer wieder darüber beschweren, dass sie ihre Dokumente nicht finden können. Nur einer nicht. Dieser erzählte den anderen Teilnehmern, wie sie dieses Problem gelöst haben.

Eine zielgerichtete Verteilung wurde eingeführt:

Das Unternehmen, in dem der QMB tätig ist, löste diesen Umsatz mit dem ONTIV-QM-Baustein der ONTIV-Suite. Da das Unternehmen gleich mehrere Standorte besaß, hatte die Verteilung oberste Priorität – und stellte gleichzeitig eine große Hürde dar.

Doch das Unternehmen ließ sich nicht beirren: Mit ONTIV-QM baute der QMB zunächst das System gemäß der Organisationseinheiten des Unternehmens auf. Jede Einheit bildet nun eine spezielle Anwendergruppe. Und einer solchen Gruppe können beliebig viele Dokumente zugeordnet werden. So können beispielsweise alle Mitarbeiter des Standortes Hamburg einerseits auf die sie betreffenden Dokumente zugreifen, andererseits aber auch – wenn es die Leserechte zulassen – die Daten des Standortes in Berlin einsehen.

Dokumente müssen somit von den Anwendern nicht länger gesucht werden, sondern werden ihnen bequem zugeordnet.

Auch das Problem der Verlinkungen wurde auf dem QMB-Tag diskutiert. Die Dokumente wurden bis dato in entsprechenden Verzeichnissen manuell verwaltet. Dies hatte regelmäßig zur Folge, dass Dokumente, welche Verweise auf andere QM-Dokumente enthielten, ständig aktualisiert werden mussten – sobald es eine aktuellere Fassung gab. Das führte natürlich zu einer hohen Fehleranfälligkeit – wenn Dokumente vergessen wurden.

Der QMB schlug hierfür intelligente Verlinkungen vor:

Dabei handelt es sich um die automatische Aktualisierung interner Dokumenten-Verlinkungen: Dem Anwender wird per Mausklick auf einen Hyperlink immer die neue, geprüfte Version des verlinkten Dokumentes angezeigt.

Das statische Verlinken wurde durch ein dynamisches, sich quasi selbst aktualisierendes Verlinken ersetzt.

Sie sehen also: Nicht nur die Chefetage profitiert von der QM-Software. Jeder einzelne Anwender hat etwas davon.

Der QMB-Tag endete somit zufriedenstellend für alle Beteiligten.