ONTIV-QM – Eindrücke
Gewinnen Sie erste Eindrücke von ONTIV-QM mit den hier aufgeführten Verfahrensanweisungen und Beschreibungen der Software, die bald schon um einige Screenshots erweitert werden. Dann können Sie direkt sehen, wie die Benutzeroberfläche von ONTIV-QM aussieht.
1. Einrichten & Anwenden
Direkte Integration von MS Office: Sie arbeiten in Ihrer gewohnten Umgebung von MS Office, mit z.B. Word oder Excel. Dank der Möglichkeit des Multiformats können Sie sämtliche Dateiformate wie .doc, .docx oder .pdf hochladen und aufrufen- ganz ohne Konvertieren. Die Dateiübertragung übernimmt der Anwender mit der Rolle des Erstellers.
Anwender-Rechte: Innerhalb des QM-Systems sind unterschiedliche Rechte für die Anwender zu vergeben- wie beispielsweise die Prüf- oder Erstellerrechte. Sie können individuell festlegen, wem Rechte zuteil werden. Per Mausklick sind sie zugeteilt, aber auch wieder entzogen.
Abbildung 1 zeigt, wie einfach diese Auswahl erfolgt.
2. Prüfen & Freigeben
Dreistufiger Prüfprozess: Jedes neu einzustellende Dokument kann bei ONTIV-QM je nach Bedarf einen dreistufigen Prüfprozess durchlaufen. Dieser besteht aus der sogenannten Inhaltsprüfung, der Fachprüfung und der Freigabe. Pro Prozess können beliebig viele Prüfer festgelegt werden, für die Veröffentlichung ist ein Freigebender pro Dokument erforderlich. Die Freigebenden können entweder durch den Verwalter des QM-Systems oder individuell durch den Dokumenten-Ersteller festgelegt werden.
Benachrichtigung: Wurde ein Dokument geprüft, erhält der Ersteller dieses Dokumentes vom ONTIV-QM-System eine Benachrichtigung, ob das Dokument direkt freigegeben wurde oder weiteren Änderungen bedarf. Wird ein Dokument freigegeben, erhalten alle Anwender, für die es relevant ist, ebenfalls eine Benachrichtigung. Auch die Änderungen, die eventuell noch vorgenommen werden, können nachvollzogen werden.
Abbildung 2 zeigt ein Dokument, das noch einer Prüfung bedarf. Die grüne Schaltfläche “Freigeben” direkt über den Dokumenteneigenschaften ermöglicht eine Freigabe für alle Leseberechtigten, die orangefarbene Schaltfläche “Ablehnen” direkt daneben bewirkt das Gegenteil. In beiden Fällen erhält der Ersteller des Dokumentes die oben benannte Benachrichtigung.
3. Verteilen & Bestätigen
Zielgerichtet: Neu eingestellte Dokumente werden automatisch und unmittelbar an die gewünschten Anwender gelenkt, die darüber sofort eine Benachrichtigung erhalten. Sie sehen gleich bei der Anmeldung am QM-System, was neu ist und können eine Lesebestätigung versenden, nachdem die neuen Dokumente aufgerufen wurden.
Gruppen und Kategorien: Idealerweise teilt der Verwalter des QM-Systems alle Anwender in Gruppen ein und weist den Gruppen ihre relevanten Dokumente zu. Die Gruppen können beliebig erstellt werden, z.B. nach Abteilungen. Und nicht nur die Anwender des Systems, sondern auch die Dokumente darin können zusammengefasst werden. Sämtliche Dokumentationen sind in Kategorien aufteilbar und somit noch schneller zuzuteilen.
Abbildung 3 zeigt den Gruppen-Navigator.
Links finden Sie die Liste der Gruppen, in die Dokumente eingefügt werden können. Rechts sehen Sie in diesem Beispiel die Ansicht aller Dokumente in der Gruppe “Allgemein”.
Direktsuchfunktion: Nie wieder suchen, sondern via Direktsuchfunktion das gewünschte Dokument sofort anzeigen lassen: Das geht mit ONTIV-QM. Abbildung 4 zeigt die Möglichkeit der Direktsuchfunktion- hier kann ein Titel eingegeben werden. Dokumente, die die eingegebene Buchstabenkombination enthalten, werden direkt angezeigt und können sofort geöffnet werden. Das ist einfach praktisch für Sie!
Automatische Archivierung: Bei mehreren Versionen, die von einem Dokument existieren, wird Ihnen immer die aktuellste angezeigt. Missverständnisse hinsichtlich der Aktualität eines Dokumentes werden somit vermieden. Aber die älteren Fassungen gehen dadurch nicht verloren- sie werden automatisch archiviert und mit einer Revisionsnummer versehen. Anhand dieser Nummer können Sie sehen, in welcher Reihenfolge die Dokumente aktualisiert wurden und welches neu ist.
