Dokumentenlenkung
Mit nur 2 Klicks zum gesuchten
Dokument – die intelligente
Dokumentenlenkung
Die Dokumentenlenkung von ONTIV sorgt für ein schnelles Auffinden relevanter Informationen, situationsbedingt und punktgenau. Dabei wird der administrative Aufwand auf ein Minimum reduziert. Dokumente werden zur Verfügung gestellt, wie sie im täglichen Ablauf auch benötigt werden, zielgenau auf die einzelnen Tätigkeitsbereiche abgestimmt – für Zufriedenheit bei Mitarbeitern, Kunden und Auditoren.
Schnelles Finden durch 2-Klick-Strategie
Mit der 2-Klick-Strategie wird ein gesuchtes Dokument mit nur zwei Mausklicks erreicht. Durch gruppenbassierte Verteilung, dem Schnellzugriff und der optimierten Volltextsuche sind die Wege kurz und Gesuchtes wird auch sofort gefunden.
Immer der richtige Empfänger
Sie wollen sicherstellen, das nur derjenige Ihre Dokumente liest, für den sie auch bestimmt sind. Eine Verteilung Ihrer Dokumente erfolgt deshalb nur an individuell zusammengesetzte Gruppen und Abteilungen – und stets nur nach der Dokumentenfreigabe.
Alles auf einen Blick
Sie arbeiten z.B. im Einkauf und möchten auf einen Blick alle Einkaufsleitfäden, Budgetplanungen oder Lieferanteninformationen abrufen? Nur ein Klick auf die Gruppe „Einkauf“ und alle passenden Dokumente werden sofort angezeigt.
Schluss mit Verwirrung!
Unsere Dokumentenlenkung hat keine klassische Ordnerstruktur, sondern verknüpft jede Datei mit beliebig vielen Arbeitsgruppen. Jedes Gruppenmitglied hat so stets die aktuelle Version zur Verfügung.
Dokumentenlenkung mit ONTIV
Dokumente finden statt suchen! Die Dokumentenlenkung von ONTIV kann viel mehr, als nur Ihre Dateien verwalten. Die intuitive Benutzeroberfläche führt Sie mit nur zwei Klicks ans Ziel, statt in komplizierten Ordnerstrukturen das richtige Dokument und den richtigen Speicherort herauszufinden. Verbringen Sie weniger Zeit mit der Suche und stecken Sie Ihre Energie in Projekte, die Ihnen wichtig sind. Ein perfekt aufeinander abgestimmter Workflow, der über Jahre in der Praxis erprobt und immer an die aktuellen Anforderungen angepasst wurde, sorgt für einen rundum reibungslosen und schnellen Ablauf.
Gruppenbassierte Verteilung an den jeweiligen Arbeitsbereich
Mitarbeiter arbeiten in Teams, Funktionsbereichen, Abteilungen, an Maschinen oder auch in anderen Zusammenschlüssen. Da ist es nur konsequent, dass eine Verteilung von relevanten Informationen bereichs- bzw. mitarbeiterbezogen erfolgt. Sie bestimmen selbst, wie sich die Gruppen zusammensetzen, nach denen die Verteilung erfolgt. So haben Sie immer im Griff, wer welche Dokumente zu sehen bekommt.
Permanente Verfügbarkeit von Verknüpfungen zwischen den Inhalten
Permalinks sorgen für einen reibungslosen Ablauf, denn sie pflegen sich quasi selbst. Wurde einmal eine Verknüpfung zwischen zwei Dokumenten hergestellt, so kontrolliert sich diese von alleine und es kommt immer das zuletzt freigegebene Dokument zur Anzeige. Sollte eine Verknüpfung nicht mehr benötigt werden, so kann diese natürlich auch jederzeit entfernt werden. Dokumente mit neuerer Revision bleiben so immer auf dem aktuellsten Stand und es entstehen keine ungewollten Duplikate.
Mit der mobile-App
von überall aus arbeiten
Mit unserer mobilen App für Android und iOS sind alle wichtigen Dokumente und Tages-LAs (nur Rail) auch unterwegs und ohne Internetverbindung immer sofort zur Hand. Lesebestätigungen sorgen dafür, dass Mitarbeiter wichtige Informationen sicher zur Kenntnis nehmen und die Splitscreen-Ansicht ermöglicht die übersichtliche Darstellung von mehreren Dokumenten zur gleichen Zeit.
Ein perfekt aufeinander abgestimmter Workflow!
Erstellen Sie Ihr Dokument entweder über die Dokumentenvorlagen oder über das in unserer Lösung integrierte MS Office, so wie Sie es gewohnt sind. Zusätzlich wird automatisch eine PDF-Datei Ihres Dokumentes erzeugt.
Über den Zugriff auf Ihr Dokument haben Sie die uneingeschränkte Kontrolle. Sie integrieren Ihr Dokument in individuell angelegte Gruppen und Zuständigkeitsbereiche, auf die nur die gewünschte Personengruppe Zugriff erhält.
Auch der Prüf- & Freigabeprozess wird von Ihnen individuell festgelegt. Erst wenn alle Prüfer das Dokument für gut befunden haben, ist es für andere Anwender zur Verwendung freigegeben und im Zugriff.
Die Verteilung erfolgt ebenfalls in die für Ihr Dokument festgelegte Gruppe. Über das neue Dokument kann per E-Mail automatisch informiert, und eine Lesebestätigung eingefordert werden.
Durch permanente Verknüpfungen Ihrer Dokumente durchläuft eine Revisionierung den nötigen Freigabeprozess. So sind Ihre Dokumente immer auf dem aktuellen Versionsstand – es gibt keine unnötigen Duplikate und veraltete Dateiversionen.
Die Features der Dokumentenlenkung von ONTIV
Sparen Sie sich das Durchforsten von Ordnerstrukturen und finden Sie Dokumente, Kommentare und Prozesse mit unserer Volltextsuche blitzschnell wieder.
Für jedes Dokument können Sie beliebig viele Prüfer bestimmen und vor der Veröffentlichung bis zu drei Prüfinstanzen festlegen. So können Sie sicher sein, dass alle Informationen absolut korrekt sind.
Versenden Sie Nachrichten an die Ersteller direkt aus dem Dokument heraus und geben Sie sofort wertvolles Feedback.
Mit der automatisch erzeugten PDF-Version können verschiedene Revisionen und Versionen ganz einfach miteinander verglichen werden. Die ONTIV Dokumentenlenkung hebt außerdem alle neuen Änderungen optisch hervor.
Durch das einfache Management von Leserechten legen Sie genau fest, wer auf Ihre vertraulichen Dokumente zugreifen darf.
Bei persönlichen Neuerungen werden Anwender zuverlässig per E-Mail informiert, z.B. wenn ein neues Dokument in Ihren Gruppen verfügbar ist, eine neue Aufgabe zugewiesen wurde oder Dokumente zur Prüfung vorgelegt wurden.
Legen Sie Gültigkeitszeiträume für Dokumente an, lassen sich diese rechtzeitig zur Prüfung vorlegen und verpassen Sie nie wieder eine Frist. Über Gültigkeitsreports können Sie genau erkennen, was zur Prüfung und Überarbeitung ansteht.
Setzen Sie Dokumente in Beziehung und werden Sie benachrichtigt, wenn eine Änderung an einer verknüpften Datei erfolgt. Gibt es beispielsweise ein Dokument in mehreren Sprachen, werden automatisch die Übersetzer benachrichtigt, sobald in der Originaldatei etwas verändert wird.
Warten Sie nie wieder vergeblich auf eine Freigabe, weil ein Prüfer gerade Urlaub hat oder kurzfristig erkrankt ist! Mit dem Stellvertretermanagement werden Anfragen automatisch weitergeleitet, wenn keine Reaktion erfolgt.
So können Sie ganz leicht Leserechte und Zuständigkeiten für eine große Zahl an Mitarbeitern verwalten.
Ein Dokument kann mehreren Kategorien zugeordnet werden. So vermeiden Sie doppelte Dateien, Ihre Dokumente sind immer auf dem neuesten Stand und IMS wird zum Kinderspiel.
Legen Sie an zentraler Stelle fest, wer wo etwas einstellen, verändern, herunterladen oder einsehen darf. Sensible Inhalte werden so zuverlässig vor unerlaubtem Druck oder Vervielfältigung geschützt.
Erreichen Sie durch LDAP Dynamic einen permanenten Abgleich zwischen dem "Active Directory" und der Verwaltung der ONTIV Dokumentenlenkung. So reduziert sich die Administration und Pflege des Systems auf ein Minimum.
Betreiben Sie mehrere Standorte getrennt voneinander auf einem gemeinsamen Server. So sehen Ihre Mitarbeiter nur die Informationen, die für Ihren Standort relevant sind.
Anwendungsbeispiele:
Briefvorlagen
Hinterlegen Sie Ihre
Vorgaben für Ihren Schriftverkehr nach
Innen und Außen
QM-Dokumente
Entwickeln Sie
Dokumente für Ihr Qualitätsmanagement und stimmen diese gemeinsam ab
Betriebsanleitungen
Z.B. Bedienungsanleitungen
für das Führen Ihrer
Maschinen oder für andere Produktionsabläufe
Vorgaben-Dokumente
Ob Streckenplan
oder Compliance Richtlinie,
in Q.Doc ist jede Vorgabe
richtig verteilt
Zu unserem Video-Tutorial
Die Basis für Struktur und maximale Entlastung
Zentrale Daten
Alle Informationen an einem Ort! ONTIV ist viel mehr als nur ein soziales Netzwerk für Unternehmen. Unser Social Management System ist das Verbindungsstück, das alle Softwarelösungen von ONTIV zusammenbringt. Alle Informationen zu einem Thema werden im 1-Raum-Prinzip übersichtlich gesammelt. Social bündelt Wissen an einer zentralen Stelle und erleichtert die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern. Alle Aufgaben, E-Mails, Dateien, Termine und Planungen laufen hier zentral zusammen.
Workflows der Zukunft
… sind kurz und knapp, gepaart mit maximaler Transparenz! Sie katapultieren Ihr Team auf die nächste Ebene und sorgen mit der ONTIV Suite für einen reibungslosen Prozess. Vor allem auch bereichsübergreifend.
Agile Managementsysteme
Am Ende des Tages zählt nur eins, das abgelieferte Ergebnis einer Arbeit, eines Produkts oder einer Dienstleistung. Unsere agilen Managementsysteme sorgen nicht nur dafür, dass zuvor festgelegte Qualitätsstandards eingehalten werden, sondern auch, dass Inputs aus den jeweiligen Fachbereichen mit in die Weiterentwicklung eines Unternehmens einfließen können. Ein positiver Nebeneffekt: Vorhandenes Wissen wird hierbei ebenfalls vollautomatisch eingesammelt.
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