Formulare
mit und ohne Workflow
Ganz einfach digitale Formulare im Browser gestalten und mit Aufgaben zu einem Workflow verbinden.
Mit dem Formular- und Vorgangswesen von ONTIV ressourcenschonend in die Zukunft! Die bisher oft noch übliche Zettelwirtschaft und der verwaltungstechnische Papierkrieg werden unnötig. Gestalten Sie Formulare direkt im Browser und verknüpfen diese mit Aufgaben. Kombinieren Sie einzelne Vorgänge über beliebig viele Bearbeitungsstufen. So kehrt Übersichtlichkeit über den gesamten Workflow ein.
Per Drag-and-Drop Formulare erstellen
Erstellen sie ganz einfach ein neues Formular direkt im Browser: Per Drag-and-Drop ziehen Sie die benötigten Elemente an den richtigen Platz. Welche Formularfelder lesend, welche schreibend oder auch nur informativ sind, ist während der Gestaltung farblich eindeutig unterschieden. So erstellen Sie ganz einfache Formulare wie z.B. einen Beschaffungsantrag, oder nutzen Formulare zur Verkettung von komplexen Vorgängen (Workflows).
Formulare zu einem Vorgang verknüpfen
Arbeiten Sie mit Formularen über mehrere Bearbeitungsstufen, indem sie diese über eine GANTT-View zu einem Workflow verknüpfen. Hängen Sie direkt Aufgaben an Ihre Formulare an oder nutzen Sie Vorlagenräume für eine schnellere Workflow-Erstellung. Sobald ein Mitarbeiter Stufe 1 des Formulars ausgefüllt hat, wird ein von Ihnen berechtigter Mitarbeiter auf Stufe 2 benachrichtigt, dem Sie ganz neue Felder zum Ausfüllen bereitstellen können. So können z.B. Urlaubsanträge oder Änderungsvorschläge spielend einfach mehrere Ebenen durchlaufen.
Direktes Ausfüllen über den Browser
Ein hin und her von Urlaubsanträgen, Fehlerprotokollen oder Mitarbeiterbefragungen in Papierform gehört der Vergangenheit an. Selbst sensible Daten wie CIRS-Meldungen übermitteln und bearbeiten Sie direkt über den Browser und geben diese digital an die nächste Bearbeitungsinstanz weiter.
Intuitiver Formular-Editor
Mit dem intuitiven Drag-and-Drop Editor können Sie ganz einfach individuelle Formulare in einer beliebigen Anzahl anlegen. Hierzu stehen zahlreiche Formularelemente, auch teilweise mit gewinnbringenden Unterfunktionen, zur Verfügung.
Template-Funktion
Damit Sie nicht jedes Mal bei "Null" anfangen müssen, steht Ihnen eine Template-Funktion zur Verfügung. Hiermit haben Sie die Möglichkeit, ein vorhandenes Formular als Vorlage für ein weiteres Formular zu verwenden. Dabei werden auch alle Berechtigungen etc. übernommen, die Sie natürlich individuell zuweisen können.
Freigabe für Formulare
Nicht jedes Formular soll vielleicht schon direkt in Umlauf gebracht werden. Deswegen steht Ihnen eine Freigabefunktion zur Verfügung, über die Sie die Veröffentlichung eines Formulars steuern können.
Versionierung von Formularen
Jeder Bearbeitungsstand eines Formulars ist einzigartig und erhält eine Versionsnummern. Dadurch sind Sie "safe", dass keine Formulare einfach überschrieben werden können. Natürlich können Sie auch jederzeit zu einem vorherigen Versionstand zurückkehren.
Verknüpfte Vorlage
Mit einem Formular ist auch automatisch ein Vorlagenraum verknüpft. Über den Vorlagenraum steuern Sie zum einen die Berechtigungen, aber auch welcher Standardablauf bei einem neuen Vorgang stattfinden soll.
Verknüpfte Aufgaben
Durch die Möglichkeit, Aufgaben mit Vorlagen zu verknüpfen, steht Ihnen eine mächtige Funktion zur Verfügung. Hierdurch können Sie in jedem Vorgang / Projekt / Themenraum weitere Daten einsammeln und zentral verfügbar machen.
Individuelle Vorgangsnummern
Vorgänge können inhaltlich höchst unterschiedlich sein, die Vorgangsnummer vielleicht jedoch nicht. Daher können Sie für jede Vorgangsvorlage festlegen, bei welcher automatischen Vorgangs-Nummer diese starten soll. Natürlich zählt das System die Nummer dann für Sie auch automatisch weiter.
Anonyme Vorgänge
Nicht immer ist man gewillt, seinen Namen zu hinterlassen, gerade wenn es um Kritik oder das Aufdecken von Missständen geht. Hierfür steht Ihnen die Funktion zur Verfügung, Ihren Anwendern auch das „anonyme Melden“ zu ermöglichen.
Anwendungsbeispiele:
Ideenmanagement
Stellen Sie Ihren
Mitarbeitern ein Formular
für Innovationen und Ideen
zur Verfügung
Change Request
Änderungsanträge können
mit Forms digital erfasst und
mit einem Bearbeitungsworkflow abgeschlossen werden
Risikomanagement
Strukturiertes Risikomanagement durch die Bereitstellung von Formu-
laren zur Meldung von Risiken
Beschaffungsanträge
Überblicken Sie
übersichtlich alle Kontakte
der Lieferanten Ihrer Betriebsmittel und Teile
Zu unserem Video-Tutorial
Die Basis für Struktur und maximale Entlastung
Zentrale Daten
Alle Informationen an einem Ort! ONTIV ist viel mehr als nur ein soziales Netzwerk für Unternehmen. Unser Social Management System ist das Verbindungsstück, das alle Softwarelösungen von ONTIV zusammenbringt. Alle Informationen zu einem Thema werden im 1-Raum-Prinzip übersichtlich gesammelt. Social bündelt Wissen an einer zentralen Stelle und erleichtert die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern. Alle Aufgaben, E-Mails, Dateien, Termine und Planungen laufen hier zentral zusammen.
Workflows der Zukunft
… sind kurz und knapp, gepaart mit maximaler Transparenz! Sie katapultieren Ihr Team auf die nächste Ebene und sorgen mit der ONTIV Suite für einen reibungslosen Prozess. Vor allem auch bereichsübergreifend.
Agile Managementsysteme
Am Ende des Tages zählt nur eins, das abgelieferte Ergebnis einer Arbeit, eines Produkts oder einer Dienstleistung. Unsere agilen Managementsysteme sorgen nicht nur dafür, dass zuvor festgelegte Qualitätsstandards eingehalten werden sondern auch, dass Inputs aus den jeweiligen Fachbereichen mit in die Weiterentwicklung eines Unternehmens einfließen können. Ein positiver Nebeneffekt: Vorhandenes Wissen wird hierbei ebenfalls vollautomatisch eingesammelt.
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