Die gemeinsamen Herausforderungen mittelständischer Unternehmen, ihre Arbeitsabläufe effizient zu gestalten und gleichzeitig flexibel auf Veränderungen reagieren zu können. Eine Lösung, die zunehmend an Bedeutung gewinnt, sind No-Code Workflows. Doch was macht No-Code Workflows so vorteilhaft und warum könnten Low-Code Lösungen weniger geeignet sein? Dieser Blogbeitrag beleuchtet die Vorteile von No-Code Workflows und die Nachteile von Low-Code Lösungen, insbesondere im Kontext der großen Herausforderungen, mit denen Unternehmen heute konfrontiert sind.

Die Herausforderungen mittelständischer Unternehmen
1. Vielfalt an Tools
Unternehmen nutzen eine Vielzahl von Tools, um ihre täglichen Aufgaben zu bewältigen. Diese Vielzahl führt oft zu einem unübersichtlichen Tool-Dschungel, der schwer zu managen ist. Verschiedene Softwarelösungen für unterschiedliche Aufgaben können zu Ineffizienz und Verwirrung führen.

2. Manuelle Abläufe in Excel
Viele Prozesse werden nach wie vor manuell in Excel-Tabellen organisiert. Diese händischen Abläufe sind nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Es fehlt an Automatisierung und Integration in digitale Systeme.

3. Zu viele Kommunikationskanäle
Telefon, SMS, MS Teams, E-Mail und informelle Gespräche – die Vielzahl der Kommunikationskanäle kann leicht dazu führen, dass wichtige Informationen übersehen oder vergessen werden. Dies führt zu einem Verlust an Transparenz und Effizienz.

4. Dezentrale Datenablagen
Daten werden oft dezentral auf Fileservern, SharePoints oder in Aktenordnern abgelegt. Dies erschwert das Auffinden von Informationen und verlängert Such- und Verwaltungszeiten erheblich.

5. Unklare Statusmeldungen
Der Überblick über den Projektfortschritt kann schnell verloren gehen, wenn Statusmeldungen unklar oder unregelmäßig sind. Dies führt zu Verzögerungen und Missverständnissen.

6. Wissenslücken
Fehlende digitale Dokumentation führt zu Wissenslücken. Wissen geht verloren, wenn es nicht systematisch erfasst und gespeichert wird.

7. Lange Such- und Verwaltungszeiten
Durch die oben genannten Herausforderungen entstehen lange Such- und Verwaltungszeiten, die die Effizienz und Produktivität eines Unternehmens erheblich beeinträchtigen.

Vorteile von No-Code Workflows
1. Einfache Implementierung
No-Code Plattformen ermöglichen es, Prozesse schnell und einfach ohne Programmierkenntnisse zu digitalisieren. Dies spart Zeit und Ressourcen.

2. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
No-Code Workflows sind flexibel und können leicht an veränderte Anforderungen angepasst werden. Dies ermöglicht es Unternehmen, agil auf neue Herausforderungen zu reagieren.

3. Zentralisierung von Daten und Prozessen
Durch die Implementierung von No-Code Workflows können Daten und Prozesse zentralisiert und übersichtlich gestaltet werden. Dies reduziert Suchzeiten und verbessert die Effizienz.

4. Reduzierung von Kommunikationskanälen
No-Code Plattformen bieten oft integrierte Kommunikationsfunktionen, die es ermöglichen, alle relevanten Informationen und Gespräche an einem Ort zu bündeln.

5. Automatisierung und Fehlerreduktion
Manuelle, fehleranfällige Abläufe können durch automatisierte Workflows ersetzt werden. Dies reduziert Fehler und spart wertvolle Zeit.

6. Bessere Dokumentation und Wissensmanagement
Durch die digitale Erfassung und Speicherung von Informationen und Daten können Wissenslücken geschlossen und das Wissen im Unternehmen nachhaltig gesichert werden.

Nachteile von Low-Code Lösungen
Low-Code Lösungen erfordern immer noch ein gewisses Maß an Programmierkenntnissen, was die Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit einschränken kann. Die Implementierung und Anpassung von Low-Code Workflows kann zeitaufwendiger und komplexer sein, was zusätzliche Ressourcen erfordert. Zudem können Low-Code Plattformen weniger anpassungsfähig und teurer in der Wartung sein.

Verbesserung der Situation durch No-Code Workflows
1. Digitalisierungsfähige Prozesse finden
Identifizieren Sie Prozesse, die sich für eine Digitalisierung eignen und von einer Automatisierung profitieren würden.

2. Prozesse veranschaulichen
Stellen Sie die Prozesse grafisch dar, um ein besseres Verständnis und eine klare Übersicht zu erhalten.

3. Alle Beteiligten einbeziehen
Binden Sie alle am Prozess beteiligten Personen ein, um sicherzustellen, dass alle Perspektiven berücksichtigt werden und eine hohe Akzeptanz erreicht wird.

4. Prozess schriftlich erfassen
Dokumentieren Sie den Prozess schriftlich, um eine klare Grundlage für die Digitalisierung zu schaffen.

5. Prozess analysieren, optimieren und entschlacken
Analysieren Sie den Prozess, identifizieren Sie Schwachstellen und optimieren Sie ihn, bevor Sie ihn digitalisieren.

6. Prozess in No-Code umsetzen
Nutzen Sie eine No-Code Plattform, um den optimierten Prozess digital umzusetzen. Achten Sie darauf, dass die Plattform alle notwendigen Funktionen bietet und leicht bedienbar ist.

7. Prozess als Standard definieren
Definieren Sie den digitalen Prozess als neuen Standard und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter entsprechend geschult werden und den neuen Workflow nutzen.

Fazit
No-Code Workflows bieten Unternehmen eine effektive Möglichkeit, ihre Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren, ohne auf teure und komplexe Programmierung zurückgreifen zu müssen. Durch die zentrale Verwaltung von Daten und die Reduzierung manueller Abläufe können Unternehmen erheblich an Effizienz gewinnen und ihre Ressourcen optimal nutzen. Trotz der Herausforderungen, die die Digitalisierung mit sich bringt, bieten No-Code Lösungen eine flexible und benutzerfreundliche Alternative, die sich schnell und unkompliziert umsetzen lässt.