Dokumentenlenkung
Intelligent gelenkt! Mit nur 2 Klicks zum gesuchten Dokument – inklusive Schnellzugriff und Volltextsuche
Eine gruppen- und abteilungsbasierte Verteilung. So wird sichergestellt, dass Dokumente nur autorisierte Empfänger erreichen – nach zuvor autorisierter Dokumentenfreigabe
Automatische Revisionierung – die klassische Ordnerstruktur hat ausgedient! Jede Datei kann beliebig mit unterschiedlichen Arbeitsgruppen revisionssicher verknüpft werden
Zugriff über den ONTIV AI Chatbot – fragen Sie den digitalen Assistenten nach Dokumententiteln, Inhalten oder Revisionsständen, um noch schneller Ihr Ziel zu erreichen.
Dokumentenlenkung
Zentrale Daten
Digitale Workflows
Prozesse
Verträge
Maßnahmen
Kontakte (CRM)
Digitale Formulare
E-Meetings
Agile Projekte
AI Chatbot
Die Dokumentenlenkung von ONTIV sorgt für ein schnelles Auffinden relevanter Informationen, situationsbedingt und punktgenau.
Dokumentenlenkung mit der
Sie möchten wissen, wo ein Dokument liegt, oder haben Fragen zu dessen Inhalten? Der ONTIV-AI-Chatbot kennt Ihre internen Daten genau und unterstützt Sie dabei, vorhandenes Firmenwissen blitzschnell und unkompliziert aufzuspüren!
Die Jugglsuite integriert alle MS-Office-Tools, die Sie bereits verwenden und ersetzt lästiges Tool-Hopping durch ein zentrales Dashboard.
Die Features der Dokumentenlenkung von ONTIV
Sparen Sie sich das Durchforsten von Ordnerstrukturen und finden Sie Dokumente, Kommentare und Prozesse mit unserer Volltextsuche blitzschnell wieder.
Für jedes Dokument können Sie beliebig viele Prüfer bestimmen und vor der Veröffentlichung bis zu drei Prüfinstanzen festlegen. So können Sie sicher sein, dass alle Informationen absolut korrekt sind.
Versenden Sie Nachrichten an die Ersteller direkt aus dem Dokument heraus und geben Sie sofort wertvolles Feedback.
Mit der automatisch erzeugten PDF-Version können verschiedene Revisionen und Versionen ganz einfach miteinander verglichen werden. Die ONTIV Dokumentenlenkung hebt außerdem alle neuen Änderungen optisch hervor.
Durch das einfache Management von Leserechten legen Sie genau fest, wer auf Ihre vertraulichen Dokumente zugreifen darf.
Bei persönlichen Neuerungen werden Anwender zuverlässig per E-Mail informiert, z.B. wenn ein neues Dokument in Ihren Gruppen verfügbar ist, eine neue Aufgabe zugewiesen wurde oder Dokumente zur Prüfung vorgelegt wurden.
Legen Sie Gültigkeitszeiträume für Dokumente an, lassen sich diese rechtzeitig zur Prüfung vorlegen und verpassen Sie nie wieder eine Frist. Über Gültigkeitsreports können Sie genau erkennen, was zur Prüfung und Überarbeitung ansteht.
Setzen Sie Dokumente in Beziehung und werden Sie benachrichtigt, wenn eine Änderung an einer verknüpften Datei erfolgt. Gibt es beispielsweise ein Dokument in mehreren Sprachen, werden automatisch die Übersetzer benachrichtigt, sobald in der Originaldatei etwas verändert wird.
Warten Sie nie wieder vergeblich auf eine Freigabe, weil ein Prüfer gerade Urlaub hat oder kurzfristig erkrankt ist! Mit dem Stellvertretermanagement werden Anfragen automatisch weitergeleitet, wenn keine Reaktion erfolgt.
So können Sie ganz leicht Leserechte und Zuständigkeiten für eine große Zahl an Mitarbeitern verwalten.
Ein Dokument kann mehreren Kategorien zugeordnet werden. So vermeiden Sie doppelte Dateien, Ihre Dokumente sind immer auf dem neuesten Stand und IMS wird zum Kinderspiel.
Legen Sie an zentraler Stelle fest, wer wo etwas einstellen, verändern, herunterladen oder einsehen darf. Sensible Inhalte werden so zuverlässig vor unerlaubtem Druck oder Vervielfältigung geschützt.
Erreichen Sie durch LDAP Dynamic einen permanenten Abgleich zwischen dem "Active Directory" und der Verwaltung der ONTIV Dokumentenlenkung. So reduziert sich die Administration und Pflege des Systems auf ein Minimum.
Betreiben Sie mehrere Standorte getrennt voneinander auf einem gemeinsamen Server. So sehen Ihre Mitarbeiter nur die Informationen, die für Ihren Standort relevant sind.
ONTIV ausrollen
ist leichter als man denkt und bindet nur wenige interne Ressourcen. Schritt für Schritt!
Wie mache ich was?
Den ersten Workflow erstellen wir gemeinsam. Schnell sind Sie ein Experte!
Unterstützung für Sie
gibt es bei uns durch Menschen, persönlich und ohne den Einsatz von KI. Auf unseren Support ist Verlass!
Keine Ressourcen?
Entlastung für Ihr gesamtes Team stellt sich bereits ab dem ersten, digitalen Workflow ein. Ein schneller ROI ist garantiert!
Der richtige Zeitpunkt!
Respekt vor Veränderungen ist verständlich. Wir leben seit 20 Jahren „Agilität“ und können versichern, Sie profitieren von neuen Freiräumen!
Ungebunden bleiben
Bei Bedarf exportieren Sie
alle Daten wie auch komplette Workflows. Das Ruder bleibt in Ihrer Hand!