Meetings
Besprechungen strukturiert organisieren, verwalten und Serientermine automatisieren
Vereinfachen Sie die Planung und Durchführung Ihrer Meetings strukturiert mit dem Besprechungs-Management von ONTIV. Ihre Meetingprotokolle erfassen Sie schnell und einfach über Notizen und erstellen Meetingberichte automatisch auf Knopfdruck. Ein Meetingtimer und die automatisierte Verwaltung von Folgeterminen, das Hinterlegen von Maßnahmen und die Integration von MS Office inkl. MS Outlook runden die Vereinfachung Ihrer Meetingorganisation und -durchführung zukünftig ab.
Meetingprotokolle auf Knopfdruck
Manuelles Erstellen von Meeting-Protokollen gehört der Vergangenheit an! Erfassen Sie zu einem Tagesordnungspunkt Notizen und lassen Sie diese auf Knopfdruck in ein automatisch erzeugtes Protokoll einfließen.
Virtuelle Meeting-Räume
Übersichtlichkeit wird beim Besprechungsmanagement von ONTIV großgeschrieben. Sie legen einen virtuellen Meeting-Raum an, in dem direkt die geplanten Teilnehmer, Tagesordnungspunkte und weitere Inhalte verknüpft werden können.
Strukturierter Ablauf durch Timer
Die geschätzte Besprechungsdauer für Ihre Tagesordnungspunkte behält der Meeting-Timer während der Besprechung für Sie im Überblick und erinnert Sie an einen strukturierten Ablauf.
Übersichtliche Aufgabensteuerung
Arbeiten Sie Ihre Tagesordnungspunkte (TOPs) strukturiert ab. Alle Tagesordnungspunkte sind sofort im Blick und können beim Folgemeeting übernommen werden. Maßnahmen und Aufgaben werden schon während des Meetings verteilt und gelenkt.
Automatisierung von Serienterminen
Die Einhaltung und manuelle Pflege von Serienterminen Ihrer Meetings ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Die Software erinnert Sie frühzeitig an Meetingtermine und hält Ihre geplanten TOPs stets im Überblick.
Anbindung von MS Office / MS Outlook
Durch eine Integrationsmöglichkeit von MS Outlook haben Sie direkten Zugriff auf Ihren MS Office-Kalender. Dadurch entfällt eine zeitraubende, manuelle Übertragung der Meeting-Termine.
Meetings mit ONTIV
Mit dem Besprechungsmanagement von ONTIV behält man den Überblick im Meetingdschungel. Nichts ist lästiger als das Erstellen von Meetingprotokollen und das Verwalten von Tagesordnungspunkten. Vor allem bei wiederkehrenden Regelmeetings ist die manuelle Pflege recht aufwändig. Hier schafft die Lösung von ONTIV Abhilfe und sorgt für einen reibungslosen Workflow. Von der Einladung über die Planung / Durchführung bis hin zur Dokumentation / Aufgabenverteilung greifen zahlreiche Automatismen und schaffen einen Überblick für alle Beteiligten. In Verbindung mit den weiteren Softwarelösungen aus der ONTIV Suite können auch diese direkt mit einem Tagesordnungspunkt (TOP) verknüpft werden. So kann ein Projekt mit all seinen Meilensteinen und Aufgaben aus dem Meeting heraus aufgerufen und ggf. bearbeitet werden.
Berichterstellung auf Knopfdruck
Kein lästiges Erstellen von händischen/manuellen Protokollen mehr. Zu einem TOP werden die Notizen direkt erfasst und fließen auf Knopfdruck in ein automatisch erzeugtes Protokoll mit ein. Welche Notizen mit aufgenommen werden, bestimmt der Anwender hierbei selbst. Werden Notizen/Kommentare zu einer Aufgabe unter einem TOP erfasst, so fließen diese ebenfalls automatisch mit in das Protokoll ein.
Übersichtliche Aufgabensteuerung
und Planung
Tagesordnungspunkte (TOPs) werden zu einem Meeting im Vorfeld angelegt und mit einer geschätzten Besprechungsdauer eingeplant. Durch das Abschließen eines TOPs während eines Meetings behält man als Moderator leicht den Überblick, was bereits besprochen wurde. Offene TOPs können in ein Folgemeeting leicht übernommen werden. Auch können Aufgaben und weitere Elemente während eines Meetings angelegt und automatisch verteilt werden. Gleichzeitig werden diese Elemente in das Protokoll mit aufgenommen.
Besprechungen strukturiert organisieren und durchführen
Zur Planung Ihres Meetings legen Sie unkompliziert einen virtuellen Meeting-Raum an, in welchem Sie direkt TOPs aus vorangegangenen Terminen verknüpfen können.
Befüllen Sie Ihr geplantes Meeting mit Inhalten wie Ihren Tagesordnungspunkten (TOPs) und weiteren Inhalten wie Dokumenten, Bildern oder geplanten Maßnahmen und verknüpfen Sie die Teilnehmer für die Besprechung.
Beginnen Sie Ihr Meeting und lassen Sie sich vom Meeting-Timer durch die TOPs führen. Der Timer ist ein Hilfsmittel für einen strukturierten Ablauf, welche Sie nicht mehr missen möchten.
Erfassen Sie bereits während des Meetings Notizen und werten Ihre Meetingergebnisse zu einzelnen besprochenen TOPs schon im laufenden Meeting übersichtlich aus. Sie können auch sofort Maßnahmen/Aufgaben hinterlegen, die sich aus Ihrem Gespräch ergeben haben.
Im Anschluss erstellen Sie automatisch auf Knopfdruck einen Protokollbericht. Werden Kommentare unter einem TOP erfasst, fließen diese auf Wunsch direkt mit in das Protokoll ein. Sind alle TOPs besprochen, schließen Sie das Meeting ab oder setzen Sie direkt einen Folgetermin an, der auf die bisherigen Besprechungs-ergebnisse aufbaut.
Durch die Zentralisierung Ihrer Daten
Anwendungsbeispiele:
Interne Meetings
Organisieren Sie
hausinterne Besprechungen
und lassen Sie sich an
Termine erinnern
Projektmeetings
Zeitnahe Erinnerung
an Termine mit Ihren Projekt-Verantwortlichen sowie eine qualifizierte Auswertung
Audit-Meetings
In Ergänzung mit ONTIV Audit führen Sie strukturiert
Audit-Besprechungen zu
einem guten Ergebnis
Externe Meetings
Planen Sie Ihre Termine
außer Haus ebenso effizient
wie Ihre Meetings im
Unternehmen
Zu unserem Video-Tutorial
Die Basis für Struktur und maximale Entlastung
Zentrale Daten
Alle Informationen an einem Ort! ONTIV ist viel mehr als nur ein soziales Netzwerk für Unternehmen. Unser Social Management System ist das Verbindungsstück, das alle Softwarelösungen von ONTIV zusammenbringt. Alle Informationen zu einem Thema werden im 1-Raum-Prinzip übersichtlich gesammelt. Social bündelt Wissen an einer zentralen Stelle und erleichtert die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern. Alle Aufgaben, E-Mails, Dateien, Termine und Planungen laufen hier zentral zusammen.
Workflows der Zukunft
… sind kurz und knapp, gepaart mit maximaler Transparenz! Sie katapultieren Ihr Team auf die nächste Ebene und sorgen mit der ONTIV Suite für einen reibungslosen Prozess. Vor allem auch bereichsübergreifend.
Agile Managementsysteme
Am Ende des Tages zählt nur eins, das abgelieferte Ergebnis einer Arbeit, eines Produkts oder einer Dienstleistung. Unsere agilen Managementsysteme sorgen nicht nur dafür, dass zuvor festgelegte Qualitätsstandards eingehalten werden, sondern auch, dass Inputs aus den jeweiligen Fachbereichen mit in die Weiterentwicklung eines Unternehmens einfließen können. Ein positiver Nebeneffekt: Vorhandenes Wissen wird hierbei ebenfalls vollautomatisch eingesammelt.
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