ONTIV AI erfasst Wissen direkt aus dem Arbeitsalltag
Prozesswissen mit KI sichern – SOPs automatisch erstellen und dauerhaft verfügbar machen
ONTIV AI erfasst Wissen direkt aus dem Arbeitsalltag (Meetings, Tickets, Notizen) und verwandelt unstrukturierte Informationen in standardisierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen (SOPs) – inklusive Versionierung und Freigabe.
Ausgangssituation
In vielen Teams steckt entscheidendes Prozesswissen in den Köpfen einzelner Mitarbeiter. Gute Abläufe werden mündlich vermittelt – aber nur selten sauber dokumentiert.
- Anleitungen entstehen nur, wenn „Zeit übrig ist“ (also fast nie)
- Wissen ist verstreut in Chats, E-Mails, Excel, Tickets, Notizen oder Whiteboard-Fotos
- Neue Kollegen brauchen lange Einarbeitungszeiten und fragen oft mehrfach dieselben Dinge
- Bei Urlaub, Krankheit, Kündigung oder Rente geht Wissen verloren
Die Herausforderung
Wenn Wissen nicht standardisiert dokumentiert ist, entstehen Abhängigkeiten, Qualitätsprobleme und messbare Kosten.
- Abhängigkeit von einzelnen Personen („Wenn der/die weg ist, steht alles“)
- Uneinheitliche Qualität (jeder erklärt’s anders)
- Fehler durch fehlende oder veraltete Standards
- Hoher Zeitverlust durch Rückfragen und Einarbeitung
- Nacharbeit und Verzögerungen
- Audit-/ISO-/QM-Nachweise sind mühsam, wenn Dokumentation lückenhaft ist
Die Lösung: Automatische SOP-Erstellung mit ONTIV AI
ONTIV AI erfasst Wissen direkt aus dem Arbeitsalltag (z. B. Gespräche, Meetings, Tickets, Notizen) und erstellt daraus automatisch Schritt-für-Schritt-Anleitungen (SOPs). Inhalte werden standardisiert, versioniert und in einen Freigabeprozess überführt.
- Meetings & Gespräche
- Tickets & Notizen
- E-Mails & Chatverläufe (falls gewünscht)
- Schritt-für-Schritt-Struktur
- Standardisierte Sprache & Begriffe
- Rollen, Verantwortlichkeiten, Format
- Versionierung
- Freigabeprozess
- Klare Verantwortliche je Anleitung
- 24/7 verfügbar
- Weniger Rückfragen
- Einheitliche Ausführung über Schichten/Standorte
Das Ergebnis
Wissen bleibt im Unternehmen – auch bei Ausfall oder Wechsel einzelner Mitarbeiter. Neue Kollegen werden schneller eingearbeitet, Prozesse laufen einheitlicher, Fehler und Nacharbeit sinken. Und Dokumentationen sind audit- und ISO-nachweisbar, ohne dass ein separates „Doku-Projekt“ nötig ist.
ROI & Wirtschaftlichkeit (Beispiel)
Der ROI entsteht durch weniger Rückfragen, weniger Suchzeit, weniger Nacharbeit – und vor allem durch deutlich schnelleres Onboarding. Hier eine konservative Beispielrechnung:
Für welche Unternehmen eignet sich dieser Use Case?
- Schichtbetrieb oder mehrere Standorte
- Onboarding dauert zu lange
- Viele Rückfragen im Tagesgeschäft
- Wissen steckt bei wenigen „Schlüsselpersonen“
- QM-/Audit-/ISO-Anforderungen
- Dokumentation ist lückenhaft
- Standards sind veraltet oder inkonsistent
- Nacharbeit bindet Expertenzeit
FAQ
Nächster Schritt
Lassen Sie uns kurz prüfen, wo in Ihrem Unternehmen die größten Wissensverluste und Rückfragen entstehen – und wie schnell sich automatische SOPs rechnen.
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